COVID-19 Re-Opening Update

As more of the state is re-opening many are wondering what the restrictions and guidance looks like. Today we look at the re-opening guidance related to real estate transactions and offices. As we re-open, there needs to be sensible and careful balance between public health and economic factors. Businesses are incentivized to safely reignite the economic engines. They cannot afford and do not want their employees or customers getting sick. The unemployment statistics are tragic as nearly 25% of the Californian workforce has been cut. No less tragic are the lives lost. This truly is a situation where there was no good result. However, we can come through this, we can recover and with sensible guidance and directives we can redeem this tragedy for a better California.

As always, if you have any questions about your real estate, business, estate planning, or any other legal issue, please let us know by e-mailing managing shareholder Keith Dunnagan at kbdunnagan@bpelaw.com.

Also, remember that we do legal presentations for business and community organizations. If your group would like to schedule a presentation, please contact me to setup a date and time.


COVID-19 Re-Opening Update
By: D. Keith Dunnagan, Esq.

On May 7, 2020, the Governor announced that the state would begin lifting restrictions and allowing for the phased re-opening of businesses in California. What has happened since then has been nothing short of a chaotic patchwork of non-economic strategies disguised as an attempt at restarting the economy. With legislative input conspicuously lacking, the Governor rolled out his proposals for phased re-opening. The phasing plan required local governments to seek permission from the Governor’s office prior to moving from one phase to the next.

On May 22, 2020, after receiving such permission, Sacramento County issued an updated Stay at Home Order that modifying the business restrictions and allowing some limited re-opening of the economy. Pursuant to this order all essential businesses as previously identified in prior orders are entitled to continue operations as previously allowed. In addition, additional sectors of the economy will be permitted to begin phased re-opening. Among these sectors that will be allowed to resume service, include public transportation, limited dine-in restaurants, shopping malls, and small offices when telework is not possible (additional businesses can be found at Appendix B to the Stay at Home Order found here).

While it is good that businesses are being allowed to re-open, this allowance does not come cheap. What followed was a laundry list of requirements veiled as public health safety protocols but in reality, some of these requirements (like washing your hands, covering your mouth when you cough or sneeze, maintain good hygiene and sanitary conditions) are common sense.

A couple things you should know. Except for a couple isolated situations like using mass transit, face coverings are not required. Rather, the order states: “Persons should wear face coverings when in public places.” This is not a requirement from a legal perspective, it is a guideline. It is a suggestion rather than a mandate, likely because there is no realistic way to police compliance. Further, as your business moves into the phases of re-opening, you should be reviewing the state-wide industry guidance, which is at some level required by the current Sacramento County order.

We have examined the guidance related to Office Workspaces and Real Estate Transactions and provide the following guidance.

REAL ESTATE TRANSACTIONS:

The keystone take away from the guidance are the directives which agents must comply with when showing properties. It is important to note that this guidance does NOT distinguish between residential or commercial property. However, it may be inferred based on language used in the guidance that the directions are targeted at residential transactions. Agents and/or brokerages should establish a written prevention plan related to the showing of properties.

This written plan outlining the rules for showing properties must include use of face coverings, hand sanitizer, physical distancing guidelines and restrictions related to touching surfaces. The agent is required to display the rules for showing a property at the entrance of the property and make the rules or link to the rules a part of the MLS listing.

Prior to allowing any showings, agents must confirm the understanding with viewers of the property and provide a digital copy of the rules to all visitors, which includes not only potential buyers but also inspectors, appraisers, contractors, etc. From a practical standpoint, most agents will create a blanket written plan that can be modified based upon the concerns of each individual seller. Nonetheless, certain minimum requirements must be met.

While the guidance directs screening measures for office and other workers, it is curiously silent on screening measures when showing properties to potential purchasers. Nonetheless, agents showing properties would be wise to implement screening measures prior to non-residents accessing a property. From a best practice standpoint, effective use of the PEAD form will assist agents in compliance, but is not a substitute for ensuring compliance with local regulations.

When showing properties, one of the potentially more onerous tasks and intrusions will be the cleaning and disinfecting protocols. The guidance instructs agents to clean and disinfect “commonly used surfaces” both before and after showing a property. Compliance may place a greater burden on sellers, while pre-pandemic showing could occur while a seller was doing a myriad of other errands, with much of the economy still closed, that may be difficult. Sellers will need to vacate the property with enough advanced time for the agent to disinfect the property as discussed above and then delay return long enough for the same disinfecting process to occur after the showing is completed.

Listing agents should make sure proper sanitizing products are available including wipes and hand sanitizer for use by the parties viewing a property. While not required by the guidance it is “strongly recommended” that all visitors use face coverings and hand sanitizer prior to entering the property. The guidance requires all entrants to a property for showing to wash their hands or use hand sanitizer immediately upon entry to a property. With locations of washrooms varying from property to property and to avoid multiple people using a common towel, the best practice will be to place a hand sanitizer at the point of entry.

As it is required to disinfect after each showing, make sure to leave time between scheduled showings or before the return of the seller to allow for proper cleaning procedures.

While virtual tours remain a critical component to the sales process and facilitating on demand viewing of properties, make sure to comply with best practices related to disclosures. Although the economy is beginning to re-open, open houses are not allowed and agents should not be engaged in showing properties to the walk-in public. We will eventually get past this and get to a place where open houses will be viable, but now is not that time.

Agents must continue to provide all information electronically. According to the guidance, this means no printed handouts or other tangible promotional material should be used. With this, make sure to comply with DRE regulations, including the requirement that agents maintain a complete transaction file for a period of three years after the transaction closes.

Take the time to familiarize yourself with the guidance and make sure that you comply with the requirements related to showing houses. This is for your benefit, but more importantly, it is for the benefit of those you serve.

OFFICE WORKSPACES:

As an office re-opens the business should prepare a written COVID-19 prevention plan and perform a “comprehensive risk assessment” of the work areas at each location and designate a person to implement the plan. Once this plan is complete, the business should regularly review and evaluate the plan.

Each business should implement training for employees on COVID-19. Literally, the guidance requires training on the importance of frequent handwashing with (get this!) soap and water or the use of hand sanitizer. Included in this training should be a reminder to employees that they should not come to work when they are sick. Businesses should also train employees on the proper use of face coverings. The irony is that the guidance also states that a face covering is not PPE and will not protect the wearer.

Office-based businesses should also consider control and screening measures. There has been some relaxation of certain rules to allow businesses to implement measures including requiring all employees to take their temperature and/or symptom screening at the beginning of their shift. As was previously discussed related to the recent worker’s comp Executive Order, businesses will likely want to implement some screening protocols in order to mitigate risks of potential worker’s comp claims. Again, businesses are strongly recommended by Cal/OSHA and the statewide guidance, but it is not required.

Offices should also implement a cleaning and disinfecting regimen focusing on high traffic areas like entryways, breakrooms, and bathrooms. For those that lease space, you should be communicating with your landlord on increased janitorial services with a focus on disinfecting commonly used areas and sanitizing things like doorknobs and handles, elevators, stairwells, etc. The office may also want to communicate with the landlord about improvements to air filtration systems.

While offices are beginning to re-open, telework, to the extent possible should be encouraged. One of the more curious guidelines was related to offering workers modified duties if they request such to minimize contact with others. Additionally, while well intentioned, likely impractical, the guidance suggests redesigning office spaces to ensure more distance between employees.

These restrictions aim to address one thing – limiting interaction between people. Business is inherently personal and most business is based upon fostering and developing relationships. It is noble to encourage behavior to limit the risk of infection, however, such should be tempered by reality. Considering many businesses have been shuttered for more than 2 months now and have had limited income, such requirements cannot likely be met. The message needs to be more optimistic, encouraging businesses to re-open, providing opportunities for businesses to do what the government cannot – that is to rehire and reignite the economic engine to propel the California economy. For economic recovery to happen, for the more than 5 million unemployed Californians to find gainful employment, business – not government, must be the driver.

Sensible guidance and direction must be the focus. The re-opening is of no economic or legal consequence if the legal compliance or legal liability exceeds any such benefit. These restrictions and guidance while well intentioned at some level miss the mark. They create legal paradigms that just cannot be complied with in good markets let alone a deep recessive market like we are currently facing. When business opportunities exist, entrepreneurs will be the catalyst to drive innovation and spur economic growth. We will get there. We will drive this economy again, but this guidance may not be the spark that allows the entrepreneurial spirit to ignite this economy at this time. The government has done its job, the hospitals were not over-run by infections (not even close), their job is waning and it is time for government to get out of the way and let business do what it can do – and that is to turn the economic engine and begin to pull people out of the unemployment line. As we begin to take these steps forward together, and common-sense measures like hand-washing continue to prove effective, we can only hope that the perceived need for voluminous guidance from the government will wane.

The information contained in this article is for informational purposes only and not to be construed as legal advice. If you have questions, you should seek competent legal representation to assist you.

—————–Spanish Translation——————

Actualización de reapertura de COVID-19
By: Jose L. Parra, Esq.

El 7 de mayo de 2020, el Gobernador anunció que el estado comenzaría a levantar las restricciones y permitiría la reapertura gradual de las empresas en California. Lo que ha sucedido desde entonces ha sido un mosaico caótico de estrategias no económicas disfrazadas de un intento de reiniciar la economía. Ante la falta de aportes legislativos, el gobernador presentó sus propuestas para la reapertura gradual. El plan de fases requería que los gobiernos locales buscaran permiso de la oficina del gobernador antes de pasar de una fase a la siguiente.

El 22 de mayo de 2020, después de recibir dicho permiso, el Condado de Sacramento emitió una Orden de estadía en el hogar actualizada que modifica las restricciones comerciales y permite una reapertura limitada de la economía. De conformidad con esta orden, todas las empresas esenciales identificadas previamente en ordenes anteriores tienen derecho a continuar las operaciones según lo permitido anteriormente. Además, se permitirá que sectores adicionales de la economía comiencen a reabrir por etapas. Entre estos sectores a los que se les permitirá reanudar el servicio, se incluye el transporte público, ciertos restaurantes, centros comerciales y pequeñas oficinas cuando el teletrabajo no es posible (se pueden encontrar negocios adicionales en el Apéndice B de la Orden de quedarse en casa que se encuentra aquí).

Si bien es bueno que se permita la reapertura de las empresas, esta asignación no es barata. Lo que siguió fue una larga lista de requisitos velados como protocolos de seguridad de salud pública, pero en realidad, algunos de estos requisitos (como lavarse las manos, cubrirse la boca cuando tose o estornuda, mantener una buena higiene y condiciones sanitarias) son de sentido común.

Un par de cosas que debes saber. Excepto en un par de situaciones aisladas, como el uso del transporte público, no se requieren cubiertas faciales. Más bien, la orden establece: “Las personas deben usar cubiertas para la cara cuando estén en lugares públicos”. Esto no es un requisito desde una perspectiva legal, es una guía. Es una sugerencia más que un mandato, probablemente porque no hay una forma realista de cumplimiento policial. Además, a medida que su negocio avanza hacia las fases de reapertura, debe revisar la orientación de la industria en todo el estado, que en cierto nivel es requerida por la orden actual del Condado de Sacramento.

Hemos examinado las pautas relacionadas con los espacios de trabajo de oficina y las transacciones inmobiliarias y brindamos las siguientes pautas.

TRANSACCIONES INMOBILIARIAS:

La piedra angular de la guía son las directivas que los agentes deben cumplir al mostrar propiedades. Es importante tener en cuenta que esta guía NO distingue entre propiedades residenciales o comerciales. Sin embargo, se puede inferir en base al lenguaje utilizado en la guía que las instrucciones están dirigidas a transacciones residenciales. Los agentes y / o corredores de bolsa deben establecer un plan de prevención por escrito relacionado con la exhibición de propiedades.

Este plan escrito que describe las reglas para mostrar propiedades debe incluir el uso de revestimientos faciales, desinfectante para manos, pautas de distanciamiento físico y restricciones relacionadas con el contacto con superficies. El agente debe mostrar las reglas para mostrar una propiedad en la entrada de la propiedad y hacer que las reglas o enlaces a las reglas formen parte de la lista de MLS.
Antes de permitir cualquier exhibición, los agentes deben confirmar el entendimiento con los espectadores de la propiedad y proporcionar una copia digital de las reglas a todos los visitantes, que incluye no solo compradores potenciales sino también inspectores, tasadores, contratistas, etc. Desde un punto de vista práctico, la mayoría de los agentes crearán un plan general escrito que se puede modificar en función de las preocupaciones de cada vendedor individual. No obstante, se deben cumplir ciertos requisitos mínimos.

Aunque la guía dirige las medidas de selección para la oficina y otros trabajadores, es curiosamente silenciosa sobre las medidas de detección cuando se muestran propiedades a compradores potenciales. No obstante, los agentes que muestran propiedades serían prudentes para implementar medidas de detección antes de que los no residentes accedan a una propiedad. Desde el punto de vista de las mejores prácticas, el uso efectivo del formulario PEAD ayudará a los agentes a cumplir, pero no es un sustituto para garantizar el cumplimiento de las regulaciones locales.

Al mostrar propiedades, una de las tareas e intrusiones potencialmente más onerosas serán los protocolos de limpieza y desinfección. La guía instruye a los agentes a limpiar y desinfectar las “superficies de uso común” tanto antes como después de mostrar una propiedad. El cumplimiento puede imponer una mayor carga a los vendedores, mientras que la exhibición previa a la pandemia podría ocurrir mientras un vendedor estaba haciendo una miríada de otros mandados, con gran parte de la economía aún cerrada, que puede ser difícil. Los vendedores deberán desalojar la propiedad con suficiente tiempo de anticipación para que el agente desinfecte la propiedad como se discutió anteriormente y luego retrasar el retorno el tiempo suficiente para que ocurra el mismo proceso de desinfección después de que se complete la exhibición.

Los agentes de la lista deben asegurarse de que estén disponibles productos desinfectantes adecuados, incluidas toallitas y desinfectante para manos, para que los usen las personas que visitan una propiedad. Si bien la guía no lo exige, es “muy recomendable” que todos los visitantes usen coberturas faciales y desinfectante para manos antes de ingresar a la propiedad. La guía requiere que todos los participantes en una propiedad muestren lavarse las manos o usar desinfectante para manos inmediatamente después de ingresar a una propiedad. Con ubicaciones de baños que varían de una propiedad a otra y para evitar que varias personas usen una toalla común, la mejor práctica será colocar un desinfectante para manos en el punto de entrada.

Como es necesario desinfectar después de cada presentación, asegúrese de dejar tiempo entre las presentaciones programadas o antes de la devolución del vendedor para permitir los procedimientos de limpieza adecuados.

Mientras los recorridos virtuales siguen siendo un componente crítico para el proceso de ventas y facilitan la visualización a pedido de las propiedades, asegúrese de cumplir con las mejores prácticas relacionadas con las divulgaciones. Aunque la economía está comenzando a reabrirse, no se permiten las casas abiertas y los agentes no deben participar en mostrar propiedades al público sin cita previa. Eventualmente superaremos esto y llegaremos a un lugar donde las puertas abiertas serán viables, pero ahora no es el momento.

Los agentes deben continuar proporcionando toda la información electrónicamente. De acuerdo con la guía, esto significa que no se deben utilizar folletos impresos u otro material promocional tangible. Con esto, asegúrese de cumplir con las regulaciones del DRE, incluido el requisito de que los agentes mantengan un archivo de transacción completo durante un período de tres años después del cierre de la transacción.

Tómese el tiempo para familiarizarse con la orientación y asegúrese de cumplir con los requisitos relacionados con mostrar casas. Esto es para su beneficio, pero lo más importante, es para el beneficio de aquellos a quienes sirve.

ESPACIOS DE TRABAJO DE OFICINA:

A medida que una oficina vuelve a abrir, la empresa debe preparar un plan de prevención COVID-19 por escrito y realizar una “evaluación integral de riesgos” de las áreas de trabajo en cada ubicación y designar a una persona para implementar el plan. Una vez que este plan esté completo, la empresa debe revisarlo y evaluarlo regularmente.

Cada negocio debe implementar capacitación para empleados en COVID-19. Literalmente, la guía requiere capacitación sobre la importancia de lavarse las manos frecuentemente con agua (jabón) y el uso de desinfectante para manos. En esta capacitación se debe incluir un recordatorio para los empleados de que no deben venir a trabajar cuando están enfermos. Las empresas también deben capacitar a los empleados sobre el uso adecuado de los revestimientos faciales. La ironía es que la guía también establece que una cubierta facial no es equipo de protección personal (PPE) y no protegerá al usuario.

Office-based businesses should also consider control and screening measures. There has been some relaxation of certain rules to allow businesses to implement measures including requiring all employees to take their temperature and/or symptom screening at the beginning of their shift. As was previously discussed related to the recent worker’s comp Executive Order, businesses will likely want to implement some screening protocols in order to mitigate risks of potential worker’s comp claims. Again, businesses are strongly recommended by Cal/OSHA and the statewide guidance, but it is not required.

Las empresas basadas en la oficina también deben considerar medidas de control y detección. Se han relajado ciertas reglas para permitir que las empresas implementen medidas que incluyen exigir a todos los empleados que tomen su temperatura y / o detección de síntomas al comienzo de su turno. Como se discutió anteriormente en relación con la reciente Orden Ejecutiva de compensación de trabajadores recientes, las empresas probablemente deseen implementar algunos protocolos de detección para mitigar los riesgos de reclamos de compensación de trabajadores potenciales. Una vez más, Cal / OSHA y la guía estatal recomiendan encarecidamente las empresas, pero no es obligatorio.

Mientras las oficinas comienzan a reabrirse, se debe alentar el teletrabajo, en la medida de lo posible. Una de las pautas más curiosas estaba relacionada con ofrecer a los trabajadores tareas modificadas si así lo solicitan para minimizar el contacto con los demás. Además, aunque bien intencionado, probablemente poco práctico, la guía sugiere rediseñar los espacios de oficina para garantizar una mayor distancia entre los empleados.

Estas restricciones tienen como objetivo abordar una cosa: limitar la interacción entre las personas. Los negocios son inherentemente personales y la mayoría de los negocios se basan en fomentar y desarrollar relaciones. Es noble alentar el comportamiento para limitar el riesgo de infección, sin embargo, la realidad debería atenuarlo. Teniendo en cuenta que muchas empresas han estado cerradas por más de 2 meses y tienen ingresos limitados, es probable que no se cumplan dichos requisitos. El mensaje debe ser más optimista, alentar a las empresas a reabrir y brindar oportunidades para que las empresas hagan lo que el gobierno no puede hacer, es decir, volver a contratar y reactivar el motor económico para impulsar la economía de California. Para que se produzca la recuperación económica, para que más de 5 millones de californianos desempleados encuentren un empleo remunerado, las empresas, no el gobierno, deben ser los impulsores.

La orientación y dirección sensatas deben ser el enfoque. La reapertura no tiene consecuencias económicas o legales si el cumplimiento legal o la responsabilidad legal excede dicho beneficio. Estas restricciones y orientación, aunque bien intencionadas en algún nivel, pierden la marca. Crean paradigmas legales que simplemente no se pueden cumplir en buenos mercados, y mucho menos en un mercado recesivo profundo como el que enfrentamos actualmente. Cuando existan oportunidades comerciales, los empresarios serán el catalizador para impulsar la innovación y estimular el crecimiento económico. Llegaremos allí. Volveremos a impulsar esta economía, pero esta guía puede no ser la chispa que permita que el espíritu emprendedor encienda esta economía en este momento. El gobierno ha hecho su trabajo, los hospitales no fueron superados por infecciones (ni siquiera cerca), su trabajo está disminuyendo y es hora de que el gobierno se salga del camino y deje que las empresas hagan lo que pueden hacer, y eso es para encender el motor económico y comenzar a sacar a la gente de la línea de desempleo. A medida que comencemos a dar estos pasos juntos, y las medidas de sentido común como lavarse las manos continúen siendo efectivas, solo podemos esperar que la necesidad percibida de una voluminosa orientación del gobierno disminuya.

La información contenida en este articulo es solamente para propósitos informacionales y no puede ser interpretado como asesoría legal. Si tienes preguntas, deberías consultar con un representante legal para ayudarte.

——————————————————————————————————————

The attorneys of BPE Law Group, PC. have been advising our clients on real estate, business and estate planning issues for over 20 years and have assisted numerous clients in probate, business and real estate matters and have represented and advised brokers on their professional obligations as well as consumers on their rights. If you have questions concerning legal matters, give us a call at (916) 966-2260 or e-mail Keith at kbdunnagan@bpelaw.com. Our flat fee consult for new clients may get you the answers you need for the questions you have.

The information presented in this Article is not to be taken as legal advice. Every person’s situation is different. If you are facing a legal issue of any kind, get competent legal advice in your State immediately so that you can determine your best options.