Adapting to Virtual Alternative Dispute Resolution

August 25, 2020 | Category: Alternative Dispute Resolution, BPE Newsletter

Adapting to Virtual Alternative Dispute Resolution

By: Laura E. Ferret, Esq.

August 25, 2020

The current pandemic has changed the way we practice law. Courthouses have closed and shifted most hearings and trials to virtual appearances. Attorneys take virtual depositions. Many consultations and meetings between attorneys and clients are conducted virtually as well. Alternate Dispute Resolution (ADR) is no exception and is also mainly being conducted virtually through platforms like Zoom. The difference with ADR is that it is usually voluntary. Parties typically choose to participate in ADR, at their own cost, because they hope to resolve their case early and out of Court. Now that ADR is being conducted virtually, attorneys and clients alike may wonder whether it can still be an effective tool for settling their disputes. Many say that the most important rule of law is that the answer is always “it depends.” The adage applies here. There are certainly pros and cons to virtual ADR. However, parties can still be successful in settling their cases through virtual ADR, especially when they are prepared to adapt to the changes and challenges that come with working on a digital platform.
The most common form of ADR is mediations. Mediations utilize a neutral third party to facilitate a negotiation between parties involved in a legal dispute. Traditionally, mediations take place in offices with several ‘break out rooms.’ Each party will sit in a separate room with their attorney and the mediator will go back and forth between the rooms to relay facts, legal arguments, and offers for resolution provided by the other side. Since all parties initially arrive at the same location, there are often awkward ‘waiting room’ moments where highly contentious or emotional parties are forced to be in the same room while they wait to be led to their breakout rooms. Once the parties are in the breakout rooms, there can be a lot of down time while they wait for the mediator to address them. Mediations are usually scheduled for full-day or half-day sessions. During a mediation, a party may spend half of the time with the mediator and the other half waiting while the mediator speaks to the other side. The goal is that the mediator will help all parties to reach an agreement that will resolve their case by the end of the session.
A remote mediation takes place in largely the same manner. Parties and their attorneys will still have private (virtual) meeting rooms, and the mediator will still be able to go between the meeting rooms to speak to the parties separately. Virtual mediations are designed so that the parties will never interact, which avoids the waiting room dilemma mentioned above. Since parties can attend the mediation remotely, they can spend their down time as they choose while they await the mediator’s return. Another benefit of virtual mediation is that the parties and attorneys will have access to the resources available to them in their home offices that they would not usually have with them in a traditional mediation. For example, everyone will have computers and internet access available to them if they wish to independently verify or research a claim or argument made by the opposing side.
Of course, the additional use of technology comes with its challenges. The computers, internet connection, camera, and microphone can all be set up, tested, and ready to go, but the parties can and likely will face tech issues on the day of mediation. Because of this, virtual mediations will usually last longer and can often extend past their allotted time. Moreover, many believe that the mediator needs to be able to look the parties in the whites of their eyes to connect with them and facilitate compromise. Although the mediator and the parties should be able to see one another over a platform like Zoom, technological limitations may make it so that parties are calling in to the meeting rather than appearing on camera. Further, the mediators are still adapting to the technology themselves and can make mistakes in their use of the platform. Mediators can, and sometimes do, accidentally place parties in the same room, mute parties, or eject the parties from the meeting.
Nevertheless, many are finding that cases are still successfully resolving through virtual mediations. If parties come to the table in good faith, and are prepared to adapt to some technology hiccups, they can successfully reach a resolution through a remote mediation. No one knows when the current pandemic and social distancing restrictions will end. Parties who wish to mediate have the choice of waiting for the restrictions to be lifted so that they can mediate in person or attending mediation remotely. Remote mediations can avoid delay and provide answers about whether a case is headed towards settlement or trial. Attorneys at BPE law group have successfully settled many cases through remote mediations and can assist with any mediation needs you may have.
The information presented in this Article is not to be taken as legal advice. Every person’s situation is different. If you are facing a legal issue of any kind, get competent legal advice in your State immediately so that you can determine your best options.
————-Spanish Translation—————
Adaptación a resolución de conflicto alternativa virtual
Translated by: Jose L. Parra, Esq.
La pandemia actual ha cambiado la forma en que practicamos la abogacía. Las cortes han cerrado y cambiado la mayoría de las audiencias y juicios a apariciones virtuales. Los abogados toman declaraciones virtuales. Muchas consultas y reuniones entre abogados y clientes también se realizan virtualmente. La resolución alternativa de disputas (ADR) no es una excepción y también se lleva a cabo principalmente de forma virtual a través de plataformas como Zoom. La diferencia con la ADR es que generalmente es voluntaria. Los litigantes generalmente eligen participar en ADR, a su propio costo, porque esperan resolver su caso temprano y fuera de la Corte. Ahora que la ADR se está llevando a cabo virtualmente, tanto los abogados como los clientes pueden preguntarse si todavía puede ser una herramienta eficaz para resolver sus disputas. Muchos dicen que el estado de derecho más importante es que la respuesta siempre es “depende”. El adagio se aplica aquí. Ciertamente, existen pros y contras de la ADR virtual. Sin embargo, las partes aún pueden tener éxito en la resolución de sus casos a través de ADR virtuales, especialmente cuando están preparadas para adaptarse a los cambios y desafíos que conlleva trabajar en una plataforma digital.
La forma más común de ADR son las mediaciones. Las mediaciones utilizan un tercero neutral para facilitar una negociación entre los litigantes involucrados en una disputa legal. Tradicionalmente, las mediaciones se llevan a cabo en oficinas con varias ‘salas de descanso’. Cada parte se sentará en una sala separada con su abogado y el mediador irá y vendrá entre las salas para transmitir hechos, argumentos legales y ofertas de resolución proporcionadas por el otro lado. Dado que todas las partes llegan inicialmente al mismo lugar, a menudo hay momentos incómodos en la “sala de espera” en los que las partes muy conflictivas o emocionales se ven obligadas a estar en la misma sala mientras esperan que las conduzcan a sus salas de reuniones. Una vez que las partes están en las salas de reuniones, puede haber mucho tiempo de inactividad mientras esperan que el mediador se dirija a ellas. Las mediaciones generalmente se programan para sesiones de medio día o de día completo. Durante una mediación, una parte puede pasar la mitad del tiempo con el mediador y la otra mitad esperando mientras el mediador habla con la otra parte. El objetivo es que el mediador ayude a todas las partes a llegar a un acuerdo que resuelva su caso al final de la sesión.
Una mediación remota toma lugar básicamente de la misma manera. Las partes y sus abogados seguirán teniendo salas de reuniones privadas (virtuales), y el mediador aún podrá ir entre las salas de reuniones para hablar con las partes por separado. Las mediaciones virtuales están diseñadas para que las partes nunca interactúen, lo que evita el dilema de la sala de espera mencionado anteriormente. Dado que las partes pueden asistir a la mediación de forma remota, pueden pasar su tiempo libre como quieran mientras esperan el regreso del mediador. Otro beneficio de la mediación virtual es que las partes y los abogados tendrán acceso a los recursos disponibles para ellos en sus oficinas en casa que normalmente no tendrían con ellos en una mediación tradicional. Por ejemplo, todos tendrán computadoras y acceso a Internet a su disposición si desean verificar o investigar de forma independiente una afirmación o argumento presentado por el lado opuesto.
Por supuesto, el uso adicional de tecnología viene con sus desafíos. Las computadoras, la conexión a Internet, la cámara y el micrófono pueden configurarse, probarse y estar listos para funcionar, pero las partes pueden y probablemente enfrentarán problemas técnicos el día de la mediación. Debido a esto, las mediaciones virtuales generalmente durarán más y, a menudo, pueden extenderse más allá del tiempo asignado. Además, muchos creen que el mediador debe poder mirar a las partes en el blanco de sus ojos para conectarse con ellas y facilitar el compromiso. Aunque el mediador y las partes deberían poder verse en una plataforma como Zoom, las limitaciones tecnológicas pueden hacer que las partes llamen a la reunión en lugar de aparecer en cámara. Además, los mediadores todavía se están adaptando a la tecnología y pueden cometer errores en el uso de la plataforma. Los mediadores pueden, y a veces lo hacen, colocar accidentalmente a las partes en la misma sala, silenciarlas o expulsarlas de la reunión.
Sin embargo, muchos están descubriendo que los casos aún se resuelven con éxito a través de mediaciones virtuales. Si las partes se sientan a la mesa de buena fe y están preparadas para adaptarse a algunos contratiempos tecnológicos, pueden llegar a una solución con éxito a través de una mediación remota. Nadie sabe cuándo terminará la pandemia actual y las restricciones al distanciamiento social. Las partes que deseen mediar tienen la opción de esperar a que se levanten las restricciones para poder mediar en persona o asistir a la mediación de forma remota. Las mediaciones remotas pueden evitar retrasos y proporcionar respuestas sobre si un caso se dirige hacia un acuerdo o juicio. Los abogados del grupo legal BPE han resuelto con éxito muchos casos a través de mediaciones remotas y pueden ayudarlo con cualquier necesidad de mediación que pueda tener.
La información presentada en este artículo no debe tomarse como asesoramiento legal. La situación de cada persona es diferente. Si se enfrenta a un problema legal de cualquier tipo, obtenga asesoramiento legal competente en su estado de inmediato para que pueda determinar sus mejores opciones.

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